XTIC
Última actualización: 1 de marzo de 2026
1. Identificación del responsable del tratamiento
XTIC, identificada con NIT 900408734-5, con domicilio en Quibdó, Chocó, Colombia, correo electrónico gestion@xticempresa.co, teléfono 3102662973 y dirección Calle 23 #4-34, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de su agente digital Cittia, sus canales de atención y sus herramientas tecnológicas asociadas.
Sitio oficial de publicación de esta política: xticempresa.com/politicadeprivacidad
2. Alcance de esta política
La presente política aplica al tratamiento de datos personales recolectados por XTIC a través de:
- el agente digital Cittia;
- conversaciones por WhatsApp, Telegram u otros canales de mensajería;
- formularios de registro o contacto;
- automatizaciones e integraciones tecnológicas;
- bases de datos operativas y analíticas;
- herramientas como Google Sheets, Supabase, n8n, motores de búsqueda y servicios de inteligencia artificial;
- otros medios físicos o digitales habilitados por XTIC para atención, información, ventas, registro o seguimiento de usuarios.
3. Marco legal aplicable
XTIC trata los datos personales conforme a la normativa colombiana de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios incorporados en el Decreto Único 1074 de 2015, y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.
4. Datos personales que podemos recolectar
XTIC podrá recolectar, almacenar, organizar, actualizar, consultar, usar, circular, transmitir o suprimir, según corresponda, las siguientes categorías de datos:
4.1. Datos de identificación y contacto
Nombre y apellido, número de celular o teléfono, correo electrónico, ciudad, país y demás datos que el usuario entregue voluntariamente.
4.2. Datos de contexto comercial, académico o profesional
Profesión, negocio, empresa, ocupación, interés en cursos, programas, eventos o servicios, estado del proceso comercial o de inscripción, y observaciones asociadas al seguimiento.
4.3. Datos de interacción
Mensajes enviados y recibidos, historial conversacional, fecha y hora de contacto, canal utilizado, respuestas del agente, formularios diligenciados y archivos compartidos por el usuario.
4.4. Datos relacionados con pagos o intención de pago
Modalidad de pago seleccionada, estado de pago, soporte o comprobante enviado por el usuario y datos mínimos necesarios para validar una reserva, inscripción o compra.
4.5. Datos obtenidos desde herramientas operativas
Información almacenada o procesada en sistemas como Google Sheets, Supabase, automatizaciones de n8n u otras herramientas utilizadas por XTIC para operar el servicio.
5. Finalidades del tratamiento
XTIC tratará los datos personales para las siguientes finalidades:
- brindar información sobre cursos, programas, eventos, productos o servicios;
- responder consultas, solicitudes o conversaciones iniciadas por el usuario;
- registrar usuarios, prospectos, clientes o participantes;
- gestionar procesos de inscripción, reserva, venta o seguimiento comercial;
- enviar confirmaciones, recordatorios, instrucciones, novedades u otras comunicaciones relacionadas con el servicio solicitado;
- verificar soportes de pago o intención de pago;
- organizar y actualizar bases de datos operativas y comerciales;
- consultar información en bases internas o fuentes externas cuando sea necesario para responder mejor;
- mejorar el funcionamiento del agente Cittia, la experiencia del usuario y los flujos automatizados;
- cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o regulatorias.
6. Autorización del titular
Al escribir a XTIC, interactuar con Cittia, diligenciar formularios, entregar sus datos o continuar un proceso de registro, el usuario autoriza a XTIC para tratar sus datos personales conforme a esta política, cuando dicha autorización sea requerida por la ley.
Cuando corresponda, XTIC podrá tratar datos personales con fundamento en la ejecución de una relación precontractual o contractual, el cumplimiento de obligaciones legales o el interés legítimo compatible con la prestación del servicio.
7. Herramientas, encargados y terceros
Para operar sus servicios, XTIC puede apoyarse en proveedores tecnológicos o encargados del tratamiento, incluyendo servicios de mensajería, automatización, almacenamiento, bases de datos, herramientas de búsqueda e inteligencia artificial.
Entre ellos pueden encontrarse, según el caso:
- WhatsApp / Meta;
- Google Workspace / Google Sheets;
- Supabase;
- n8n;
- proveedores de modelos de inteligencia artificial;
- herramientas de búsqueda en internet;
- plataformas de hosting, correo o analítica.
Estos terceros podrán tratar información en calidad de encargados o plataformas tecnológicas, únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio o conforme a sus propios términos y políticas. Meta documenta que las soluciones de mensajería empresarial de WhatsApp involucran su propia infraestructura y controles de privacidad y seguridad.
8. Transferencia y transmisión de datos
Debido al uso de plataformas en la nube y servicios digitales, los datos personales podrán ser almacenados, transmitidos o procesados dentro o fuera de Colombia.
XTIC adoptará medidas razonables para procurar que dichos tratamientos se hagan con niveles adecuados de protección, conforme a la ley aplicable y a las condiciones contractuales con los proveedores tecnológicos.
9. Conservación de la información
Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para:
- cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados;
- mantener trazabilidad de registros, inscripciones, ventas o comunicaciones;
- atender requerimientos administrativos o legales;
- resolver reclamaciones o ejercer defensa jurídica;
- cumplir deberes contables, contractuales o regulatorios.
Una vez dejen de ser necesarios, XTIC podrá suprimirlos, anonimizarlos, bloquearlos o archivarlos de forma segura, según corresponda.
10. Derechos de los titulares
El titular de los datos personales tiene derecho a:
- conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
- solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique;
- ser informado sobre el uso dado a sus datos;
- presentar consultas y reclamos;
- solicitar la supresión de sus datos cuando proceda;
- revocar la autorización cuando sea legalmente posible;
- acceder de forma gratuita a los datos objeto de tratamiento, en los términos de la ley.
11. Canales para ejercer derechos, consultas o reclamos
Los titulares podrán ejercer sus derechos o presentar consultas, solicitudes o reclamos a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: gestion@xticempresa.co
Teléfono / WhatsApp: 3102662973
Dirección: Calle 23 #4-34, Quibdó, Chocó, Colombia
XTIC atenderá estas solicitudes dentro de los plazos legales aplicables.
12. Seguridad de la información
XTIC adopta medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación, uso indebido o destrucción.
No obstante, ningún sistema tecnológico es completamente inmune a riesgos, por lo cual XTIC no puede garantizar seguridad absoluta frente a incidentes externos, actos maliciosos o fallas ajenas a su control.
13. Menores de edad
XTIC no dirige intencionalmente sus servicios a menores de edad sin la intervención o autorización de padres, madres o representantes legales, cuando esta sea exigible.
Si se detecta tratamiento indebido de datos de menores sin autorización válida, XTIC podrá suspender el registro y eliminar la información correspondiente.
14. Uso de inteligencia artificial
Cittia puede usar herramientas de inteligencia artificial, automatización, recuperación de información y búsqueda web para responder preguntas, apoyar registros y brindar orientación comercial o informativa.
Las respuestas automatizadas pueden depender de datos proporcionados por el usuario, bases internas o información consultada en internet, por lo que podrían contener errores, omisiones o desactualización. En consecuencia, estas respuestas no sustituyen asesoría profesional, legal, financiera, médica o tributaria.
15. Comunicaciones comerciales y operativas
Cuando un usuario inicie contacto con XTIC o solicite información, XTIC podrá enviar mensajes relacionados con el proceso de atención, inscripción, seguimiento, recordatorios, confirmaciones, modalidades de pago, validación de soportes o información comercial relacionada con el interés manifestado.
El titular podrá solicitar en cualquier momento no seguir recibiendo mensajes promocionales, sin perjuicio de las comunicaciones estrictamente necesarias para la prestación del servicio o la gestión de un trámite solicitado.
16. Vigencia y cambios de la política
La presente política rige a partir del 1 de marzo de 2026.
XTIC podrá actualizarla en cualquier momento para reflejar cambios normativos, operativos, técnicos o comerciales. La versión vigente será la publicada en:
https://xticempresa.co/politica-de-privacidad-y-tratamiento-de-datos-personales/
17. Aceptación
Al interactuar con Cittia, escribir a XTIC, diligenciar formularios, enviar sus datos o continuar un proceso de registro, el usuario declara haber leído y entendido esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.